Tietosuojaseloste, Parempi työelämä! -valtakunnallinen työelämän kehittämisen koordinaatiohanke
Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Selostetta päivitetään tarvittaessa.
Tämä tietosuojaseloste kertoo, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojesi käsittelyä osana Parempi työelämä! -hankkeen toimintaa.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Virasto nimi: Lapin elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Yhteyshenkilö: Eeva Simola
Osoite: Hallituskatu 3 B, 96100 Rovaniemi
Sähköpostiosoite: parempityoelama@ely-keskus.fi
Puhelinnumero: 0295 037 103
Tietosuojavastaava: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi
Rekisteri: Lapin ELY-keskuksen Euroopan sosiaalirahaston plus rahoittaman Parempi työelämä! -hankkeen yhteystietorekisteri.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hankkeessa kerätään henkilötietoja Forms ja Webropol -kyselyin hankkeen tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautumiseksi. Kerättyjä sähköpostiosoitteita käytetään kulloiseenkin tapahtumaan liittyvien tapahtumakutsujen, aineistojen ja muun materiaalin lähettämistä varten sekä muihin tapahtumien järjestämisen kannalta välttämättömiin yhteydenottoihin.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Erityisruokavalion osalta käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan alakohtaa. Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Tapahtumaan osallistuvista käsitellään henkilötietoja. Käsiteltäviin tietoihin voi tarkoituksesta riippuen kuulua:
- henkilön nimi
- yhteystiedot kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite
- työtehtävä tai asema organisaatiossa sekä organisaation nimi ja yhteystiedot
- mahdolliset palautteet, viestit ja kyselyiden vastaukset siltä osin kuin ne ovat yhdistettävissä henkilöön
- mahdolliset tapahtumajärjestelyihin liittyvät ruokavaliotiedot
- henkilön käyttämä kieli; tapahtumiin tai tiedottamiseen liittyvät kielivalinnat
- toimiala ja koulutustausta
Lapin ELY käsittelee seuraavia henkilötietoja:
- henkilön nimi
- yhteystiedot kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite
- työtehtävä tai asema organisaatiossa sekä organisaation nimi ja yhteystiedot
- mahdolliset palautteet, viestit ja kyselyiden vastaukset siltä osin kuin ne ovat yhdistettävissä henkilöön
- mahdolliset tapahtumajärjestelyihin liittyvät ruokavaliotiedot
- henkilön käyttämä kieli; tapahtumiin tai tiedottamiseen liittyvät kielivalinnat
- toimiala ja koulutustausta
Tarvittavien henkilötietojen antaminen on tapahtumaan osallistumisen tai kohdistetun viestinnän edellytys.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot arkistoidaan tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Säilytysaika perustuu arkisto- ja erityislakeihin, sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva. Rekisteri säilytetään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu avustuksen saajalle.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään henkilöltä itseltään Forms- tai Webropol-kyselyillä. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ei ole.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Monen eri toimijan yhdessä järjestämien tapahtumien osallistujatietoja voidaan luovuttaa mukana oleville muille järjestäjätahoille siltä osin kuin niitä tarvitaan kirjanpidon tai rahoituksen seurannan tarkoituksiin. Emme luovuta tietoja muiden ulkopuolisten käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. Tietoihin pääsevät käsiksi ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus siihen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla).
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti, kun:
- olet tuonut esiin henkilötietojesi virheellisyyden ja rekisterinpitäjä (Lapin ELY) on
tarkistamassa asiaa; - tietojasi käsitellään lain vastaisesti, mutta et halua, että tietosi poistetaan;
- Rekisterinpitäjä (Lapin ELY) ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai- olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet perusteesi.
Voit esittää oikeuksiasi koskevan pyynnön kirjaamo.lappi@ely-keskus.fi. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 1.
Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia, paitsi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi)