Kehittäminen ja verkostomainen työ ovat parhaimmillaan innostavaa yhteistä tekemistä. Eri toimijat, ihmisten osaamiset ja näkökulmat tuovat pöytään rikkautta, jota yksin ei voisi saavuttaa. Silti monelle tuttu varjo seuraa tätä kaikkea. Varjo on tiedonkulun haasteet. Kun tiedonkulku tökkii, voi työpäivän ylle muodostua myrskypilviä olipa ihminen työssä kehittämishankkeessa ja työelämässä yleensä.
Tiedonkulun kipupisteet näkyvät kehittämistyössä
Laajassa yhteistyössä tiedonkulku ei ole itsestäänselvyys. Tyypillisiä haasteita voivat olla esimerkiksi nykyaikaiset, vaikkakin hajanaiset viestintäkanavat. Viestit kulkevat sähköpostissa, Teamsissa, muistioissa ja kahvipöytäkeskusteluissa tai Teams-palavereissa ohimennen. Joillakin sähköpostiin syöksyy kymmeniä viestejä ja useita viestiketjuja samaan asiaan liittyen. Osa tiedoista löytyy Teamsin syövereistä, ja kaikkea keskustelua ei kirjata mihinkään. Tai kukaan ei ole kirjannut mitään minnekään. Tiedonmuruset ovat kadonneet, eikä hybridityössä tule eteen luonnollisia yhteistyökeskusteluita käytävillä.
Tiedonkulun kannalta kriittistä ovat myös epäselvät vastuut siitä, kuka viestii, kenelle ja milloin. Miten näistä on sovittu? Mistä sovitut asiat löytyvät ja miten uusi ihminen perehdytetään viestien kulun kiemuraiseen maailmaan? On vielä huomioitava, että on olemassa eriäviä käytäntöjä, joita löytyy eri organisaatioista. Jokainen organisaatio toimii omalla tavallaan, ja se voi haastaa varsinkin yli organisaatioiden tapahtuvassa verkostomaisessa (kehittämis)työssä, puhumattakaan hybriditiimeistä.
Tieto vanhenee joskus todella nopeasti, eikä aina huomata sitä, mikä onkin muuttunut. Unohdetaan päivittää asia tai oletetaan, että kaikki tietävät. Olettamus on tiedon pahis, jolla on arvaamattomat voimat. Tällöin riskinä on yhteisen tilannekuvan puute, jolloin pahimmillaan kokonaisuus hämärtyy ja tekijät ajautuvat eri urille tekemisessä. Syntyy harmitusta. Kun tieto ei kulje, syntyy helposti päällekkäistä työtä, väärinymmärryksiä ja turhautumista. Pahimmillaan hyväkin kehittämistyö menettää vaikuttavuuttaan, kun tieto katoaa tai sitä etsitään kissojen ja koirien kanssa eri kanavista.
Vaihtelevien käytäntöjen varjosta kohti sujuvampaa yhteistyötä
Usein ajatellaan, että ongelma ratkeaa lisäämällä viestintää. Todellisuudessa ratkaisu on yksinkertaisempi, mutta vaatii yhteistä pysähtymistä, ennen kuin ollaan umpikujassa. Tai että päästään umpikujalta jälleen tiedon valtatielle. On istuttava alas ja sovittava yhdessä toimivat tavat sisäiseen viestintään. Kun pelisäännöt ovat selkeät ja kaikille samat, yhteistyö kevenee ja luottamus kasvaa ihmisten välisessä työssä. Hähmäisyys ja ihmettely katoavat.
Konkreettisia keinoja toimivaan tiedon kulkuun on varmasti monia. Peruslähtökohta on selkeä ja konkreettinen yhteinen viestintäsuunnitelma sisäisen toiminnan kannalta. On tärkeää sopia siitä, mitä tietoa jaetaan, missä kanavassa, kuinka usein ja kenelle. Roolit ja vastuut on tärkeää määritellä ja nimetä, kuka kokoaa tiedon mistäkin asiasta, kuka jakaa sen ja kuka huolehtii ajantasaisuudesta. Kaikelle tiedolle on hyvä varata yksi ensisijainen ”totuuden lähde”. Tiedon lähde voi olla esimerkiksi:
- yhteinen Teams-kanava, tai muu vastaava
- SharePoint-sivusto, tai muu vastaava
- yksi yhteinen projektialusta (näitä on monia, mistä valita)
On hyvä sopia myös tiedon jakamiselle säännöllinen rytmitys. Näitä voisivat olla ”uutiset” kuten viikkokoosteet, tai sisäiset uutiskirjeet. Lisäksi tieto liikkuu aina kohtaamisissa, jolloin on hyvä olla säännölliset kuukausipalaverit ja tilannepäivitykset kussakin asiassa. Ja kyllä, nämä on hyvä kirjata ylös, vaikkakin asialista sanana tuntuu kovin vanhanaikaiselta, se silti auttaa sekä orientoitumaan kokoukseen ja kokoamaan tiedon yhteen. Tekoäly tukee myös näiden koostamisessa hybridiaikana, mutta sekin tarvitsee ihmisen tiedon tuottamiseksi.
Pelkkä sopiminen ei kuitenkaan poista ihmisten välisen toiminnan hiertymiä. On hyvä, että on olemassa matala (tai olematon) kynnys kysyä ja tarkentaa asioita silloin, kun tietoa pitää täsmentää. Yhteinen toimintakulttuuri ratkaisee sen, onko lupa kysyä uudelleen tai palata asiaan. On myös hyvä varautua siihen, että joskus se kissa pitää nostaa pöydälle. Onko se turvallista tehdä tässä yhteistyössä?
Yhteistyön laatu näkyy myös ulospäin
Tiedonkulku ei ole vain tekninen kysymys tai sopimus. Viime kädessä se on myös luottamuksen ja yhteistyön mittari. Kun viestintä toimii ”esteettömästi”, ihmiset kokevat olevansa mukana. Moni työ etenee sujuvammin ja yhteistyöskentely on helpompaa. Tämä voi näkyä esimerkiksi virheiden vähenemisenä ja ideoiden löytämisenä ja niiden levittämisenä paremmin. Ja ehkä tärkeimpänä tästä syntyy kokemus siitä, että teemme tätä yhdessä.
Hyvin sovittu ja toimiva sisäinen viestintä mahdollistaa osallisuuden ja kiinnittää ihmisen työhönsä. Se poistaa hukkaa ja epäselvyyttä ja näin ollen vähentää kuormitusta. Parhaimmillaan viestintä tuo näkyväksi onnistumiset ja vahvistaa yhteistä suuntaa ja näyttää reittiä sinne pääsemiseksi. Viestintää ei pidä siis väheksyä tai tehdä toisella kädellä, sillä vaikka me usein koemme viestinnän olevan pieni asia, sillä on suuri vaikutus. Viestintä maadoittaa tietä yhteisen työn tekemiselle, miten ihmiset tekevät yhteistyötä arjessa.
Yhteistyöstä ei voi olettaa, että se on aina itsestään sujuvaa, kun tekijät pistetään yhteen ja sovitaan tavoitteista. Kun pysähdymme yhdessä sopimaan, miten tieto kulkee, rakennamme samalla perustaa yhteistyön luottamukselle, vaikuttavalle kehittämiselle ja paremmalle työelämälle. Hyvä tiedonkulku on onnistuneen yhteistyön selkäranka.
Kirjoittajana Tiina Lintunen Parempi työelämä! -koordinaatiohankkeesta