Lähes jokaisessa työpajassa tai muussa vastaavassa tilaisuudessa syntyy kiinnostavia keskusteluja. Kokemuksia jaetaan, näkemykset törmäävät toisiinsa rakentavasti ja ihmiset löytävät yhteistä ymmärrystä asioista, joita tarkastellaan usein omista lähtökohdista käsin. Silti vuosien aikana on tullut yhä selvemmäksi, ettei onnistuneinkaan keskustelu yksin muuta toimintaa. Työpaja voi parhaimmillaan avata oven uudelle ajattelulle, mutta sen läpi kulkeminen tapahtuu vasta myöhemmin. Kehittämistyössä kiinnostavinta ei lopulta ole se, mitä tapahtuu tilanteen aikana, vaan se, mitä tapahtuu tilaisuuden jälkeen tai väleissä.
Yhteisestä keskustelusta muodostuu yksilöllistä ymmärrystä
Muotoilijan taustani vuoksi olen tottunut ajattelemaan kehittämistä prosessina, jossa aktiiviset ja hiljaisemmat vaiheet täydentävät toisiaan. Kehittämistyössä puhutaan paljon osallistamisesta, yhteiskehittämisestä ja vuorovaikutuksesta, mutta käytännössä suuri osa merkityksellisestä työstä tapahtuu hetkissä, joissa mitään näkyvää ei näytä usein olevan käynnissä. Työpajan jälkeen joku palaa muistiinpanoihin ja huomaa uuden yhteyden aiemmin tunnistamansa ongelman ja keskustelussa esiin nousseen ratkaisun välillä. Toinen alkaa vertailla kuulemiaan kokemuksia oman organisaationsa toimintatapoihin. Kolmas hahmottelee mielessään kokeilua, jota voisi lähteä testaamaan omassa työssään.
Juuri näissä tilanteissa yhteisestä keskustelusta alkaa muodostua yksilöllistä ymmärrystä. Jokainen osallistuja peilaa kuulemaansa omien kokemustensa, työtehtäviensä ja toimintaympäristönsä kautta, minkä seurauksena samasta keskustelusta voi syntyä useita erilaisia oivalluksia. Samalla käynnistyy kehityskulku, joka jää usein työpajojen arvioinneissa näkymättömäksi. Vaikuttavuus rakentuu harvoin yksittäisessä kohtaamisessa tai yhden idean varaan, vaan vähitellen ajan myötä, kun ajatukset saavat kypsyä, täydentyä ja löytää yhteyden käytännön työhön. Yksilölle tämä voi näyttäytyä uutena näkökulmana, rohkeutena kokeilla jotakin toisin tai ratkaisuna pitkään pohdittuun haasteeseen. Organisaatiolle samat oivallukset voivat puolestaan näkyä uusina toimintatapoina, sujuvampana yhteistyönä tai yhteisen ymmärryksen vahvistumisena. Moni tunnistaa ilmiön myös omasta elämästään, kun ratkaisu tai oivallus ei löydy kokouksessa tai työpajassa, vaan kirkastuu myöhemmin kävelyllä, työmatkalla tai hetkellä, jolloin asia ei ole enää aktiivisesti mielessä. Ajatukset tarvitsevat toisinaan aikaa järjestyä. Juuri tästä syystä kehittämistyön merkittävimmät vaikutukset syntyvät usein vasta tapahtuman päättymisen jälkeen, kun yksittäiset oivallukset alkavat vähitellen näkyä ihmisten toiminnassa ja sitä kautta koko organisaation arjessa.
Tietoympäristö osana vuorovaikutuksen ketjua
Tämä havainto on saanut minut pohtimaan myös digitaalisen vuorovaikutuksen luonnetta hieman uudesta näkökulmasta. Digitaalisuudesta keskusteltaessa huomio kohdistuu usein reaaliaikaiseen toimintaan, kuten verkkokokouksiin, keskustelualustoihin, pikaviestimiin ja jatkuvaan yhteydenpitoon. Niillä on tärkeä paikkansa, mutta samalla ne voivat kaventaa käsitystä siitä, mitä vuorovaikutus digitaalisessa ympäristössä voi tarkoittaa. Vuorovaikutus ei nimittäin useinkaan edellytä keskustelua.
Ajatus saattaa kuulostaa aluksi ristiriitaiselta, mutta kehittämistyössä se näkyy jatkuvasti. Asiantuntija jakaa havaintonsa yhteen paikkaan tänään. Joku toinen löytää tiedon kuukausia myöhemmin etsiessään ratkaisua omaan tilanteeseensa. He eivät tunne toisiaan eivätkä välttämättä koskaan kohtaa, mutta tieto on silti välittänyt ymmärrystä heidän välillään. Tässä mielessä tietoympäristö ei ole vain aineistojen säilytyspaikka. Se toimii osana vuorovaikutuksen ketjua, jossa kokemukset, havainnot ja opit liikkuvat ihmiseltä toiselle ajasta ja paikasta riippumatta.
Tiedon tarve ei noudata tapahtumakalenteria
Saman kysymyksen äärelle päädyimme myös DigiPaikka-hankkeessa. Hankkeen aikana työpajoissa, koulutuksissa ja keskusteluissa on kertynyt runsaasti arvokkaita kokemuksia monipaikkaisesta työstä, digitaalisesta yhteistyöstä ja työn arjen käytännöistä. Hankkeen myötä onkin vahvistunut kysymys siitä, miten nämä havainnot voisivat palvella ihmisiä myös niiden tilanteiden ulkopuolella, joissa ne ovat alun perin syntyneet. Tiedon tarve ei nimittäin noudata tapahtumakalenteria. Tarve syntyy yleensä silloin, kun ihminen kohtaa omassa työssään tilanteen, johon hän tarvitsee näkökulmia, kokemuksia tai käytännön ratkaisuja.
Tästä tarpeesta syntyi myös ajatus DigiPaikan OnlineYhteisöstä. Sen lähtökohtana ei ollut rakentaa uutta digitaalista kanavaa tai lisätä verkkokeskustelua itsensä vuoksi. Tavoitteena oli pikemminkin vahvistaa kehittämistyön jatkuvuutta. Jos työpaja tai valmennus käynnistää uuden ajatuksen, miten sille voidaan luoda mahdollisuus jatkaa matkaa? Miten kokemukset ja opit voidaan säilyttää sellaisessa muodossa, että ne ovat löydettävissä myös silloin, kun niiden merkitys muuttuu ajankohtaiseksi?
Yksi kiinnostavimmista havainnoista yhteisöjen kehittämisessä liittyykin siihen, miten eri tavoin ihmiset osallistuvat
Osa tuottaa aktiivisesti sisältöjä, osa osallistuu keskusteluun ja moni seuraa sivusta hyödyntäen sisältöjä omiin tarpeisiinsa. Perinteisesti juuri näkyvää aktiivisuutta pidetään yhteisön onnistumisen mittarina, mutta käytännössä yhteisön suurin arvo voi syntyä paljon huomaamattomammin. Jos joku löytää oikean tiedon oikealla hetkellä ja kykenee hyödyntämään sitä oman työnsä kehittämisessä, yhteisö on jo täyttänyt tärkeän tehtävänsä. Vaikuttavuus ei tällöin synny aktiivisuuden määrästä vaan siitä, että tieto muuttuu ymmärrykseksi, ymmärrys kokeiluiksi ja kokeilut käytännön toiminnaksi.
Ehkä juuri tästä syystä palaan itse yhä uudelleen saman kysymyksen äärelle. Emme tarvitse ainoastaan hyviä työpajoja tai laadukasta sisältöä. Tarvitsemme ympäristöjä ja toimintatapoja, jotka auttavat ihmisiä jatkamaan oppimista myös niiden jälkeen. Kehittämisen kannalta ratkaisevaa ei ole, kuinka paljon yhdessä hetkessä saadaan aikaan, vaan kuinka pitkään syntynyt ymmärrys säilyy elävänä ja kuinka helposti siihen voi palata myöhemmin.
Lopulta muutos ei useinkaan synny yhdessä keskustelussa, työpajassa tai oivalluksessa. Se rakentuu vähitellen pienistä havainnoista, ajatusten kypsymisestä ja mahdollisuudesta jatkaa siitä, mihin viimeksi jäi. Siksi uskon, että kehittämistyössä kaikkein tärkein kysymys ei ehkä ole se, mitä tapahtuu työpajan aikana, vaan se, mitä tapahtuu työpajojen välillä. Juuri siellä syntyy jatkuvuus, ja usein myös todellinen muutos.
Kehittämisen kannalta ratkaisevaa ei ole vain se, mitä tapahtuu yhteisissä kohtaamisissa, vaan myös se, mitä tapahtuu niiden välillä. Millainen digiympäristö tukisi tätä parhaiten sinun näkökulmastasi? Jaa ajatuksesi ja kokemuksesi DigiPaikan tulevassa tilaisuudessa.
Taina Tossavainen
Projektipäällikkö, DigiPaikka
TKI-asiantuntija, palvelumuotoilija