Kun kehittämishanke on aidosti yhteinen, työ helpottuu, ristiriidat ratkeavat nopeammin ja vaikuttavuus kasvaa. Seuraavat neljä käytännön periaatetta ovat toimivia erityisesti silloin, kun toimijoita on paljon, aikataulut kiristyvät ja organisaatioiden todellisuudet ja prioriteetit eroavat toisistaan.
1) Aloita yhteisestä vaikuttavuuslupauksesta
Yhteinen projektisuunnitelma ei vielä tee yhteistä hanketta. Yhteinen hanke syntyy, kun on yksi selkeä vaikuttavuuslupaus: mihin muutokseen tähdätään, ketkä hyötyvät ja mistä tiedetään, että on onnistuttu. Kun tulee kiire tai ajatukset alkavat hajaantua, niin vaikuttavuuslupaus on kompassi, joka palauttaa fokuksen.
Toimi heti:
- Kirjaa muutaman virkkeen vaikuttavuuslupaus ja kolme onnistumisen indikaattoria.
- Pidä lupausta esillä jokaisessa ohjaus- ja operatiivisessa kokouksessa.
2) Tee koordinoinnista päätöksentekoa, ei raportointia
Koordinointi ei ole kokousten määrää, vaan päätösten laatua ja ajoitusta. Voittava konsortio varmistaa, että päätökset syntyvät silloin kun niitä tarvitaan: suunta, resurssit, aikataulu ja laatu. Kun nämä kokonaisuutena ovat selkeitä, niin työpaketit ja niiden mukaiset toimenpiteet eivät ajaudu omille raiteilleen.
Toimi heti:
Laadi yhdelle sivulle päätöskartta
- Suunta: mitä muutoksia tavoitteisiin/scopeen voidaan tehdä ja kuka päättää
- Resurssit: miten resursoinnista sovitaan ja miten priorisoidaan
- Aikataulu: miten muutokset hyväksytään ja miten keskinäiset riippuvuudet hallitaan
- Laatu ja vaikuttavuus: miten tuotokset hyväksytään ja miten opit levitetään
3) Tee sisäisestä viestinnästä hankkeen liima
Sisäinen viestintä ei ole lisätyö. Se on se, millä yhteinen tekeminen syntyy. Sovitaan muutama kanava, määritetään yksi paikka, jossa on “oikea ja ajantasainen tieto”, ja pidetään yhteinen tilannekuva lyhyenä mutta säännöllisenä. Kun tieto liikkuu, energia suuntautuu arvoa lisäävään tekemiseen – ei tulkintojen oikaisuun.
Toimi heti:
- Ota käyttöön yhden sivun tilannekuva: mitä on saatu aikaan, mitä tehdään seuraavaksi, missä tarvitaan päätöksiä, linjauksia tai apua.
- Sovi soveltuva rytmi (esim. kahden viikon välein) ja vastuuhenkilö tilannekuvan kokoamiselle.
4) Kun suunta alkaa hajota, pysähdy ja palauta yhteinen fokus
Konsortiossa eri suuntiin vetäminen on normaalia – sitä ei voi välttää. Ammattilaisuus näkyy siinä, että erot tehdään näkyviksi ajoissa, vaihtoehdot sanoitetaan ja palataan vaikuttavuuslupaukseen. Ristiriita ei riko hanketta – käsittelemätön ristiriita rikkoo.
Toimi heti:
- Kutsu koolle lyhyt “paluu yhteiseen suuntaan” -keskustelu, kun huomaat hajautumista.
- Käykää läpi: 1) mikä on muuttunut, 2) mitä vaihtoehtoja on, 3) mitä päätöksiä tarvitaan nyt.
Konsortiohaaste: 7 päivää – 3 päätöstä
Jos haluat keventää arkea ja lisätä vaikuttavuutta nopeasti, sovi seuraavan viikon aikana nämä kolme asiaa:
- Yhteinen vaikuttavuuslupaus (muutama virke) + kolme onnistumisen merkkiä
- Päätöskartta (kuka päättää, mistä ja millä rytmillä)
- Tilannekuvarytmi (yksi sivu, säännöllinen julkaisu, selkeät vastuut)
Kun nämä ovat kunnossa, huomaat nopeasti, että yhteistyö tiivistyy, epäselvyydet vähenevät ja työn laatu paranee. Valtakunnallinen hanke voi olla paljon enemmän kuin osiensa summa, kun siitä tehdään yhteinen sen jokaisena päivänä.
Loppujen lopuksi kyse on siitä mitä ihmiset tekevät yksilöinä ja tiiminä, sekä kuinka hyvin ja samansuuntaisesti yhteistyötä tehdään. Kaiken pohjalla on luottamus, jota on vaalittava ja sitä on kasvatettava – kokonaisuuden sitoo yhteen napakka ja ajantasainen sisäinen ja ulkoinen viestintä.
Kirjoittaja on Tampereen ammattikorkeakoulun projektitoimiston päällikkö Harri Länsipuro.